Простой workflow закупщика: 6 шагов

🎯 Коротко: всё управление ассортиментом сводится к трём действиям:

Решить, что должно стоять на полке.

Регулярно поддерживать наличие этого ассортимента.

Регулярно чистить хвост — то, что не продаётся, и то, чего не хватает.

Если эти три действия делать по простому регламенту раз в неделю —
неликвид и out-of-stock уходят, а прибыль на вложенный капитал растёт.

1. Основа: суть за 30 секунд

Всё управление ассортиментом = это 3 действия:

Зафиксировать ассортимент — понять и записать, какие товары и в каких магазинах вообще имеют право стоять на полке.
Поддерживать наличие — регулярно, по понятной формуле, заказывать и перемещать только то, что должно стоять.
Чистить хвост — каждую неделю разбирать неликвид и упущенную прибыль и принимать простые действия.

2. Workflow «делай раз, делай два, делай три»

Ниже — шесть шагов от нулевой точки до полностью управляемых закупок.
Первые три — фундамент (делаются один раз и периодически обновляются).
Последние три — регулярный еженедельный/ежемесячный регламент.

Шаг 1. Посмотреть, на чём бизнес реально зарабатывает (ABC-анализ)

Что делать
- Взять продажи за 90 дней.
- Отсортировать товары по валовой прибыли.
- Разделить их на группы:
  - A — первые 80% валовой прибыли;
  - B — следующие 15%;
  - C — оставшиеся 5%.
Зачем это нужно
- Чтобы перестать относиться ко всему ассортименту одинаково.
- 20% SKU делают основную прибыль — именно их нужно держать на полке максимально стабильно.
Какой результат даёт
- Появляется список товаров, которые являются финансовым ядром магазина.
- Понимание, какие позиции критичны для прибыли, а какие занимают место.

Как это делается «вручную»

Выгрузка продаж в Excel.
Ручная сортировка по валовой прибыли.
Ручной расчёт накопительного итога и границ A/B/C.
Отдельно — попытка добавить показатели оборачиваемости, среднего запаса, GMROI.
Итог — день работы и всё равно нет единого управленческого среза.

Как это делается в БрайтБорд

Инструмент ABC-анализ:
- выбор периода, складов, товарных групп;
- два режима: по товарам и по товарным группам;
- каждый запуск сохраняется в истории;
- результат открывается в Google Таблицах.
В расширенном отчёте автоматически считаются:
- валовая прибыль;
- маржинальность;
- оборачиваемость;
- средний остаток;
- доступность;
- GMROI и другие показатели.

Усиление: минуты вместо дня работы + сразу комплексный срез, а не только A/B/C.

Шаг 2. Зафиксировать ассортимент в товарной матрице

Что делать
- Для каждой точки (магазина/склада) определить список SKU, которые должны быть на полке.
- Ввести по каждому товару минимальный остаток по матрице (любое значение > 0 = товар входит в ассортимент точки).
Зачем это нужно
- Без матрицы закупки живут по инерции: «что брали раньше, то и берём».
- Матрица отвечает на вопрос: зачем этот товар вообще существует в магазине?
- Каждый товар должен выполнять хотя бы одну функцию:
  - нужен покупателю (закрывает спрос);
  - нужен продавцу (допродажи, рост среднего чека);
  - нужен поставщику (маркетинг, аренда полки);
  - нужен стратегии (развитие категории, тесты).
Какой результат даёт
- Ассортимент становится управляемой моделью, а не набором случайных SKU.
- Появляется явный признак: товар в ассортименте или нет.
- Матрица становится основой для автозаказа и перемещений.

Как это делается «вручную»

Лист Excel «ассортимент по магазинам».
Никакой связи с заказами и перемещениями.
Файл устаревает через неделю после создания.

Как это делается в БрайтБорд

Инструмент Товарная матрица:
- столбцы — магазины/склады;
- строки — товары;
- ячейка — минимальный остаток по матрице.
Цвет ячейки = результат ABC (A/B/C/без цвета).
Минимальный остаток выполняет две функции:
- признак, что товар в ассортименте точки;
- нижняя отсечка для формул заказа и перемещений (остаток на момент поставки не должен быть ниже этой величины).
Есть удобная массовая загрузка/правка через Excel.

Усиление: матрица превращается из «списка в Excel» в живой механизм, который управляет заказами, перемещениями и детектором неликвида.

Шаг 3. Настроить регулярный заказ поставщику «по матрице»

Что делать
- Раз в неделю (или под каждую плановую поставку) формировать заказ поставщику.
- Базовые настройки:
  - период анализа 30–60 дней;
  - планируемая дата поставки — реальная;
  - количество дней обеспечения — 7–14 (или 30 — при редких поставках);
  - включена галочка «Только по товарам из матрицы»;
  - учёт резервов и ожиданий;
  - учёт кратности поставщика.
Зачем это нужно
- Заказ перестаёт быть «по чуйке» и становится воспроизводимым регламентом.
- Сразу закрываются два системных риска:
  - самофинансирующийся неликвид — исключённый товар, распродаваемый с дисконтом, не попадает повторно в заказ;
  - слепые зоны в статистике — топовый товар, который временно отсутствовал и не продавался, всё равно заказывается на уровне минимального остатка по матрице.
Какой результат даёт
- Стабильное наличие ключевого ассортимента (особенно A-товаров).
- Меньше замороженных денег в «хвосте» ассортимента.
- Время на заказ — 2–3 минуты.

Как это делается «вручную»

Смотрим на остатки и «примерно помним», сколько продаётся.
Считаем на калькуляторе или в голове.
Не учитываем:
- реальную скорость продаж;
- дату поставки;
- резерв и ожидания;
- индивидуальную кратность упаковок.
Частые последствия:
- out-of-stock по ходовым позициям;
- избыточный запас по медленным.

Как это делается в БрайтБорд

Инструмент Заказ поставщику:
- учитывает статистику продаж за выбранный период;
- учитывает дату поставки и горизонт обеспечения;
- учитывает текущие остатки, резервы, ожидания;
- умеет работать с кратностью (общей или по упаковкам из учётной системы);
- создаёт документы «заказ поставщику» или «внутренний заказ» в учётной системе (непроведённые).
Два режима:
- без матрицы — расчёт только по статистике продаж;
- по матрице — статистика + стратегия ассортимента (по умолчанию).

Усиление: автозаказ работает «как аналитик», а не как калькулятор, и опирается не только на прошлые продажи, но и на решение по ассортименту, зафиксированное в матрице.

Шаг 4. Раз в неделю — контроль неликвида и избыточного запаса

Что делать
- Раз в неделю открывать отчёт по неликвиду.
- Смотреть:
  - товары без продаж X дней;
  - товары, где запаса статистически «слишком много» (оверсток);
  - товары, которые есть на остатках, но уже исключены из матрицы.
- Принимать решения:
  - снижать цену и распродавать;
  - ротировать между магазинами;
  - возвращать поставщику;
  - в крайнем случае — списывать.
Зачем это нужно
- Чем раньше выявлен неликвид, тем меньше дисконт нужен.
- Товар, который уже исключён из ассортимента, не должен тихо лежать на полке месяцами.
Какой результат даёт
- Снижается объём замороженных средств.
- Ускоряется оборачиваемость.
- Высвобождается место под сильный ассортимент.

Как это делается «вручную»

Раз в полгода «генеральная уборка» по складу.
Неликвид замечают, когда он уже давно «умер» и требует большого дисконта.
Нет единой картины по сети и по категориям.

Как это делается в БрайтБорд

Инструмент Детектор неликвида:
- показывает остатки, себестоимость, дни на складе, дни без продаж, статус в матрице;
- умеет считать оверсток по заданному горизонту дней;
- поддерживает два подхода:
  - статистический неликвид (дней без продаж + дней на складе);
  - неликвид через матрицу (товар есть на остатках, но отсутствует в матрице).
Есть фильтры по складам, товарным группам, поставщикам.
Результат можно выгружать в Excel для быстрой расчётной распродажи.

Усиление: раннее обнаружение проблемных запасов и чистая логика «если товара нет в матрице, он автоматически кандидат в распродажу».

Шаг 5. Раз в неделю — контроль упущенной прибыли (out-of-stock)

Что делать
- Раз в неделю смотреть рейтинг SKU по упущенной прибыли:
  - сколько дней товар был в out-of-stock;
  - сколько прибыли из-за этого потеряли;
  - статус в матрице.
- Для топа рейтинга:
  - поднять минимальный остаток в матрице;
  - увеличить частоту закупок;
  - сократить горизонт поставки;
  - проверить, не был ли товар ошибочно исключён.
Зачем это нужно
- Out-of-stock — один из главных генераторов потерь в рознице.
- Важно видеть не просто факт отсутствия товара, а его цену в рублях.
Какой результат даёт
- Снижается частота и глубина out-of-stock по ключевому ассортименту.
- Растёт фактическая валовая прибыль и удовлетворённость покупателей.

Как это делается «вручную»

Интуитивно: продавцы жалуются, что «сигареты Х часто заканчиваются».
Оценка потерь — «на глазок».
Нет приоритета: какие товары чинить в первую очередь.

Как это делается в БрайтБорд

Инструмент Детектор упущенной прибыли:
- считает сумму упущенной прибыли по каждому товару;
- учитывает дни без остатка, средние продажи в день, среднюю прибыль за единицу;
- формирует рейтинг SKU по потерянным деньгам;
- поддерживает фильтр по матрице (анализ только стратегических SKU).

Усиление: появляется конкретный список «топ-10 дыр на полке, которые стоят нам денег», а не абстрактный показатель out-of-stock.

Шаг 6. Каждый день — короткий контроль через дашборд

Что делать
- Каждый рабочий день открывать дашборд и смотреть несколько ключевых KPI:
  - GMROI — сколько прибыли приносит каждый рубль, вложенный в товарный запас;
  - оборачиваемость — за сколько дней в среднем «оборачиваются» запасы;
  - наполнение матрицы — какая доля ассортимента из матрицы реально есть на полке;
  - упущенная прибыль.
Зачем это нужно
- Это «рука на пульсе» бизнеса — сразу видно, где проблема:
  - в продажах (выручка, количество чеков);
  - в запасах (оборачиваемость, неликвид, наполнение матрицы);
  - в маржинальности (валовая прибыль, маржинальность, GMROI).
Какой результат даёт
- Решения принимаются в момент возникновения проблемы, а не постфактум.
- Управление становится проактивным, а не реактивным.

Как это делается «вручную»

Сводные Excel-отчёты раз в месяц.
К тому времени многие управленческие решения уже опоздали.

Как это делается в БрайтБорд

Инструмент Дашборд:
- более 30 KPI;
- два уровня: по магазину и по сети;
- heatmap по магазинам;
- переход от симптома к причине и далее — в отчёты (ABC, детекторы и т.д.).
Отдельные виджеты:

Усиление: дашборд превращает разрозненные отчёты в единую картину и подсказывает, куда идти — в ABC, матрицу, детекторы или в настройки заказов.

3. 5-минутный спич для вебинара

Ниже — готовый текст, который можно проговорить устно на вебинаре.

Зацепка

Давайте начнём с простого вопроса.
У кого за последний месяц хотя бы раз было так: клиент пришёл за товаром, а его нет на полке?
А теперь второй вопрос: у кого на складе лежит товар, который вы три месяца назад заказали и до сих пор не можете распродать?

По сути, это две стороны одной и той же проблемы. Мы либо заказываем не то, что нужно, либо не заказываем то, что нужно. И внутри магазина это выглядит как бесконечный хаос: то дырка на полке, то завал на складе. Кажется, что управлять ассортиментом могут только большие сети с огромными аналитическими отделами.

Упрощение

А теперь хорошая новость. На самом деле всё гораздо проще.
Управление ассортиментом — это не 20 показателей и не сложная математика.
Это три действия:

Решить, что вообще имеет право стоять на полке.

Регулярно поддерживать наличие этого ассортимента.

Регулярно чистить хвост — то, что не продаётся, и то, чего не хватает.

Всё. Если эти три вещи делать по простому регламенту каждую неделю — у вас перестают появляться неликвиды и хронический out-of-stock.

Шаги

Шаг первый — понять, на чём вы реально зарабатываете.
Для этого нужен ABC-анализ. Берём продажи за 90 дней, сортируем товары по прибыли и делим на три группы. A — это те 20% позиций, которые делают 80% денег. B — середняки. C — хвост, который почти не влияет на результат. Это не академикам на отчёт, а вам — чтобы увидеть своё финансовое ядро. Какие товары нельзя терять никогда, а какие просто занимают полку.

Шаг второй — зафиксировать ассортимент в матрице.
Берём этот список и отвечаем на один вопрос: «зачем этот товар вообще существует в моём магазине?» Если он не нужен ни покупателю, ни продавцу, ни поставщику, ни вашей стратегии — ему не место в матрице. В БрайтБорд матрица — это конструктор: в строках товары, в столбцах магазины, а в ячейке — минимальный остаток. Любое число больше нуля означает: «этот товар в ассортименте этой точки». Этого достаточно, чтобы дальше система могла отличать нужные товары от мусорных.

Шаг третий — настроить регулярный заказ поставщику.
Раз в неделю, за 2–3 минуты, формируем заказ. Не с потолка, а на основании скорости продаж, даты поставки и дней обеспечения. Ключевая настройка — режим «только по товарам из матрицы». Он защищает от двух типичных ловушек. Первая — самофинансирующийся неликвид: вы исключили товар, распродаёте его со скидкой, а статистика видит продажи и тянет его обратно в заказ. Вторая — слепая зона: топовый товар временно пропал, в статистике по нему ноль, и он выпадает из заказа. Матрица обе эти истории обрубает.

Шаг четвёртый — раз в неделю чистим хвост.
Сначала смотрим отчёт по неликвиду: какие товары лежат, не продаются и замораживают деньги. Там же виден оверсток — запас, которого статистически слишком много. Решения простые: снизить цену и распродать, переместить туда, где товар продаётся, вернуть поставщику. Потом смотрим детектор упущенной прибыли: какие товары чаще всего отсутствовали на полке и сколько денег мы на этом потеряли. По ним повышаем минимальный остаток в матрице, увеличиваем частоту заказов.

Шаг пятый — раз в месяц обновляем картину.
Ещё раз прогоняем ABC, пересматриваем C-товары в матрице, смотрим на их доступность. Там, где товар реально слабый — выводим. Там, где проблема в том, что его просто не было в наличии — чиним наличие, а не выкидываем его из ассортимента.

И наконец, каждый день — один взгляд на дашборд.
GMROI, оборачиваемость, наполнение матрицы, упущенная прибыль. Три‑четыре цифры, которые отвечают на вопрос: «что мне надо сделать сегодня, чтобы деньги крутились быстрее, а полка не дышала дырами?»

Усиление через БрайтБорд

Всё, что я описал, можно делать руками в Excel. Но это будет долго.
В БрайтБорд ABC-анализ — это одна кнопка. Матрица — конструктор с цветами A/B/C и массовым редактированием через Excel. Заказ поставщику — модуль, который учитывает скорость продаж, дату поставки, дни обеспечения, кратность и матрицу. Детектор неликвида и детектор упущенной прибыли — еженедельные чек‑листы: «что распродать» и «какие дыры на полке чинить в первую очередь». Дашборд — это ваш монитор: GMROI, оборачиваемость, наполнение матрицы и ещё три десятка показателей в одном месте.

В результате один человек может управлять ассортиментом сети, как раньше не всегда получалось у целого отдела.

Финал

К чему всё это? К очень простой мысли.
Управление ассортиментом — это не про аналитику ради аналитики.
Это про привычку раз в неделю делать три простых действия:

Посмотреть, на чём вы зарабатываете.

Обновить решение по ассортименту.

Почистить хвост и закрыть дыры.

Если делать это регулярно — неликвид и out-of-stock перестают быть сюрпризом.
Деньги перестают лежать мёртвым грузом в остатках и начинают работать.
А вы из режима «тушить пожары» переходите в режим управлять.

4. Ключевая мысль

Управление ассортиментом — это не аналитика, а привычка: три простых действия каждую неделю — и у вас нет ни неликвида, ни упущенных продаж.